Wie wichtig ist ein gutes Zeitmanagement im Job?

Sie arbeiten gerade an einem wichtigen Projekt, während Ihre Chefin zwischen Tür und Angel schon ein neues ankündigt. Ihr Kollege hat nur mal kurz eine Frage zu einer wichtigen Kundin, während gleichzeitig Ihr Telefon klingelt. Dazu türmen sich in Ihrem E-Mail-Postfach viele unbeantwortete Nachrichten, die ebenfalls bearbeitet werden müssen. Am Ende des Tages gehen Sie gestresst nach Hause und haben trotzdem das Gefühl, nichts geschafft zu haben. Kommt Ihnen das bekannt vor? Dann haben wir in diesem Beitrag einige wertvolle Tipps zum Thema Zeitmanagement für Sie.

Beim Zeitmanagement geht es darum, die Ihnen zur Verfügung stehende Zeit effizient zu nutzen. Die zu erledigenden Aufgaben sollten Sie konzentriert erledigen können und Leerlaufzeiten vermeiden. Es gibt jedoch nicht den „einen“ richtigen Weg zum perfekten Zeitmanagement, vielmehr existiert eine Reihe guter Tipps und Methoden, die Sie ausprobieren können. Nachfolgend stellen wir Ihnen einige bekannte und erprobte Techniken vor, die Ihnen dabei helfen können, Ihre Zeit sinnvoll einzuteilen bzw. zu planen. Aber: Sie müssen nicht jede dieser Methoden umsetzen – für jede Person eignet sich eine andere Herangehensweise. Probieren Sie einfach aus, was für Sie persönlich am besten klappt.

1) Das Pareto-Prinzip (die 80-20-Regel):
Das nach dem italienischen Ingenieur, Ökonom und Soziologen Vilfredo Pareto benannte Prinzip besagt, dass mit 20 Prozent des Aufwandes 80 Prozent der Ergebnisse erzielt werden. Das bedeutet in Bezug auf das Zeitmanagement, dass sich mit 20 Prozent der (richtig!) eingesetzten Zeit 80 Prozent der Aufgaben erledigen lassen. Besonders, wenn viele Aufgaben anfallen, kann das Prinzip helfen, Prioritäten sinnvoll zu setzen. Möglicherweise ist hierfür das zweite Prinzip hilfreich.

2) Die Eisenhower-Methode:
Diese Methode hilft dabei, die eigenen Aufgaben richtig zu priorisieren und die wirklich wichtigen To-Do’s zu identifizieren. Dazu wird ein Koordinatensystem genutzt, bei dem eine Achse die Wichtigkeit („wichtig“ und „nicht wichtig“) abbildet, die zweite Achse symbolisiert die Dringlichkeit („dringend“ oder „nicht dringend“). Hieraus ergeben sich dann vier Quadranten (Aufgaben vom Typ A bis D) zur Einordnung einer Aufgabe. Je nachdem, wie Sie die Aufgabe kategorisiert haben, gibt das Eisenhower-Prinzip klare Vorgaben, wie Sie mit dem Ergebnis umgehen sollen:

  • A-Aufgaben: wichtig + dringend → sofort selbst erledigen
  • B-Aufgaben: wichtig + nicht dringend → auf einen späteren Termin legen und selbst erledigen
  • C-Aufgaben: nicht wichtig + dringend → an die passenden Mitarbeitende delegieren
  • D-Aufgaben: nicht wichtig + nicht dringend → nicht bearbeiten (Papierkorb)

3) Die ABC-Methode:
Die ABC-Methode basiert auf einem ähnlichen Prinzip wie die Eisenhower-Methode (siehe Punkt 2). Es geht hierbei allerdings nicht nur um die Priorisierung und Wichtigkeit von Aufgaben, sondern eher darum, den aktuellen IST-Zustand Ihres Zeitmanagements zu untersuchen. Das Vorgehen bei dieser Methode ist wie folgt:

  • Führen Sie eine Liste mit all Ihren Aufgaben
  • Ordnen Sie jede Aufgabe in eine der drei Kategorien ein:
    • A: für sehr wichtige Aufgaben
    • B: für wichtige Aufgaben
    • C: für Kleinkram und Routine-Aufgaben
  • Notieren Sie, wie viel Zeit sie für jede Aufgabe aufgewendet haben
  • Addieren Sie alle Zeiten je Kategorie

Sie sehen nun, wie viel Zeit Sie für welche Aufgaben aufwenden, Sie haben also Ihren IST-Zustand ermittelt. Diese Erkenntnisse können Sie nun für Ihre zukünftige Aufgabenplanung verwenden – planen Sie für Ihre sehr wichtigen Tätigkeiten (A) mindestens einen Zeitraum von 65% Ihrer Zeit ein. Für die B-Aufgaben sind 20% gut und für den Kleinkram sind 15% Ihrer Zeit vollkommen ausreichend.

4) Die ALPEN-Methode:
Die Grundidee der ALPEN-Methode besteht darin, jeden Tag ein paar Minuten seiner Zeit für die Erstellung eines schriftlichen Tagesplans aufzuwenden, um langfristig produktiver und stressfreier arbeiten zu können. Dieser Vorgang unterteilt sich in fünf Arbeitsschritte – der Name ALPEN ist ein Akronym, also eine Abkürzung, und beschreibt diese Schritte:

  • A: Aufgaben aufschreiben (z.B. To-Do-Liste)
  • L: Länge einschätzen (Zeit, die für die Erledigung einer Aufgabe voraussichtlich nötig ist)
  • P: Pufferzeit einplanen (Ablenkungen, Verzögerungen, Unterbrechungen werden hier berücksichtigt)
  • E: Entscheidungen treffen (welche Aufgaben müssen wann erledigt werden, welche können delegiert werden? Hier hilft das zweite Prinzip, die Eisenhower-Matrix)
  • N: Nachkontrollieren (am Ende des Arbeitstages, um Ihr Zeitmanagement zu verbessern)

Welche dieser Methoden für Sie geeignet ist, hängt ganz von Ihren persönlichen Vorlieben ab – probieren Sie es am besten einfach selbst aus! Geben Sie sich allerdings ruhig ca. 2 Wochen Zeit, erst durch Gewöhnung und die schrittweise Optimierung der Arbeitsschritte können die Methoden ihr volles Potenzial entfalten.

Sehr gerne unterstützen wir Sie individuell bei Ihrem Zeitmanagement. Unsere erfahrenen Coaches stehen Ihnen gerne als kompetente Partner zur Seite. Bei Interesse melden Sie sich jederzeit über das Kontaktformular bei uns.

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