Die im Bereich Human Resources (HR) erforderlichen Managementaufgaben betreffen die Herausforderungen der Personalarbeit von der Gestaltung über die Steuerung bis zur Entwicklung. Die oft zeitaufwändigen Prozesse werfen die Frage auf, welcher Spielraum für die Prozessoptimierung gegeben ist, um die HR-Abläufe effizienter in den Betriebsablauf einzubinden. Kaum ein Bereich im Unternehmen ist nicht in einer bestimmten Art und Weise von der Personalabteilung abhängig. Insbesondere sind es wiederkehrende Tätigkeiten und Fragen in sämtlichen Abteilungen, die den HR-Verantwortlichen viel Zeit rauben. Gleichermaßen können daher wichtige Herausforderungen wie Personalentwicklung und Talentmanagement nicht mehr hinreichend berücksichtigt werden. Eine Optimierung der Prozesse bietet, auch durch die Nutzung von Software, die Möglichkeit deutlicher Zeitersparnis.
Optimierbare Prozesse im HR-Bereich
Unter den Human-Ressource-Kernprozessen finden sich diejenigen Tätigkeiten, deren Nutzen unmittelbar an den Kunden ausgerichtet ist. HR-Unterstützungsprozesse betreffen den administrativen Bereich und alle unternehmensinternen Support-Aufgaben, die einen effizienten Ablauf der HR-Prozesse gewährleisten.
Was die Optimierung dieser Prozesse betrifft, so ist Prozessmanagement zwar in der Mehrheit aller Firmen im Einsatz. Jedoch wird es gerade im HR- und Personalbereich nur zögerlich angewandt, was in erster Linie mit der Komplexität und der Vielseitigkeit der Aufgaben in der HR-Abteilung zusammenhängt. Für eine effizientere Gestaltung dieser Herausforderungen kann Prozessmanagement dort von Vorteil sein,
- wo in regelmäßigen Abständen strukturähnliche Formulare, Informationen oder Vorlagen weitergegeben werden
- wo viel Zeit benötigt wird, um wiederholte Fragen aus anderen Abteilungen zu beantworten
- wo Mitarbeitergespräche auch abteilungsübergreifend koordiniert werden sollen oder
- wo Einladungen, Bewerbungen oder Zeugnisse bisher ohne Softwarelösung koordiniert werden
Prozessoptimierung solcher Arbeitsbereiche ermöglicht eine bessere Aufgabenverteilung und erlaubt die Konzentration auf die Kernaufgaben der HR-Abteilung. Wiederkehrende und strukturähnliche Aufgaben halten nicht länger auf und es werden mehr Kapazitäten für Kompetenzentwicklung, Talentförderung und die Anwerbung der besten Köpfe geschaffen.
HR-Prozessoptimierung konkret: Erstellung des Arbeitszeugnisses
Mit der notwendigen Aufgabe der Erstellung von Arbeitszeugnissen findet sich eine Tätigkeit, die in den Personalabteilungen der meisten Unternehmen noch immer viel Aufwand und Zeitverlust verursacht. Mit Abschluss des Arbeitsverhältnisses steht jedem Arbeitnehmer rechtmäßig ein Arbeitszeugnis zu, das seine Kompetenzen und Leistungen angemessen bewertet. Das Arbeitsrecht sieht hierbei klare Richtlinien vor, an die sich Arbeitgeber zu halten haben. Dieses Regelwerk betrifft Zeitpunkt, Umfang und Gestaltung des Arbeitszeugnisses. Da Zeugnisse von Arbeitnehmern sogar rechtlich einklagbar sind, ist bei der Erstellung große Sorgfalt erforderlich.
Zu den Pflichten des Arbeitgebers bei der Erstellung gehört neben formaler Korrektheit auch die Wahrung wohlwollender Formulierungen. Die gesetzliche „Wohlwollenspflicht“ setzt Arbeitgebern Grenzen bei der Anführung bestimmter Informationen, die sich für den Arbeitnehmer als problematisch auf dem zukünftigen Berufsweg herausstellen könnten. Da Arbeitszeugnisse Anlass für juristische Streitigkeiten sein können, bieten sich Tools an, die von Beginn an für die Rechtssicherheit sorgen.
Softwarelösungen für die Zeugniserstellung
Angesichts des hohen Zeit- und Personalaufwands sowie oft konfliktbehafteten Zeugnissen, erfreuen sich Software-Tools zunehmender Verbreitung, die bei der Erstellung unterstützen. So finden sich Anbieter, die auf Arbeitszeugnisse spezialisiert sind und die Ausgabe formal richtiger und rechtlich einwandfreier Zeugnisse gewährleisten. Ein angesehenes und beliebtes Software-Konzept bietet Haufe mit seinem Zeugnis Manager. Die gegenwärtige Version nennt sich Haufe Zeugnis Manager Premium 2016. In nur wenigen Schritten haben Personaler und HR-Manager professionelle Arbeitszeugnisse erstellt.